Korleis skrive ein god søknad?

Ein godt skriven søknad forenklar søknadsprosessen og gjer det lettare for sakshandsamar å handsame søknaden din. Det kan både auke sjansa di for at du får medhald på søknaden og korte ned sakshandsamingstida. Her er nokre tips for deg som skal utforme ein god søknad.

Før du byrjar å skrive søknaden

Det første du må finne ut av er kva du eigentlig søkar om, kvifor du søkar, kva du ynskjer utfallet av søknaden skal bli og kva som er argumenta dine. Kva du søker om er vesentlig å vite når du skal skrive ein søknad.

Skriv ned nokre stikkord for deg sjølv som gjer deg rettleiing gjennom din eigen skriveprosess. Du bør byrje med å undersøke kva det er du søkjer om.

Når du sender ein søknad må du alltid gjere det klart for sakshandsamar kva utfall du ynskjer av søknaden. Difor er det viktig at du har dette klart for deg sjølv før du skriv søknaden. Då er det enklare å strukturere søknaden slik at du får fram argumenta for den løysinga du vil ha.

Argumenta for saken din er det viktigaste å ha klart føre seg. Ein søknad utan nokon argument er ein dårleg søknad. Du bør difor ha hovudargumenta klart føre deg før du byrjar på sjølve søknaden.

Overskrift og innleiing

Overskrifta på søknaden bør vere “Søknad om …” med syning av det vedtaket du søkar om å få.

Døme
Søknad om tilrettelegging under eksamen.

Innleiinga bør vere på eit avsnitt og gjere sakshandsamaren i stand til å forstå søknaden. Det vil seie at det bør gå frem kven som søkjer – skriv namnet ditt, kva det søkjast om og kva som er hovudårsaka til søknaden. Veit du kvar i lov eller forskrift du finn heimel for at du skal få innvilga søknaden, så må du gjerne syne heimelen. Gjer ein det det slik er det mykje lettare for den som tek i mot klagen å forstå kva saka gjeld.

Døme
Eg, Peder Ås, ynskjer å søkje om tilrettelegging under eksamen. Eg går på sterke smertestillande etter ein operasjon, som gjer at eg treng kviletid annan kvar time. Eg ynskjer difor utvida tid.

Jo meir presis du er i innleiinga jo lettare blir det for sakshandsamar å forstå søknaden din. Innleiinga treng derimot ikkje inneholde alle argumenta dine for søknaden. Det held at du syner dei faktiske forholda som ligg til grunn for søknaden. Fra dømet over kan me sjå at Peder Ås søkjer om tilrettelegging under eksamen. Peder har tatt med grunngjevinga for at han søker, og han har skrevet nøyaktig kva han ynskjer å få av tilrettelegging. I Peder sitt tilfelle treng han kanskje ikkje skrive meir, om han legg ved ein legeattest. Meir om vedlegg lenger nede.

Det er ikkje alltid like lett å vite nøyaktig kva ein skal søkje om. Ein person med kronisk sjukdom som skal mykje inn og ut av sjukehus vil kanskje ha forskjellige behov under studiet. Då er det mogleg å søkje om generell tilrettelegging.

Døme
Eg, Peder Ås, har ein kronisk sjukdom, A, som gjer at eg kjem til å vere ein del innom sjukehuset i løpet av studiet. Eg søkjer difor om generell tilrettelegging av studiet.

Slike søknader gir deg ikkje nødvendigvis rett på ein eller annan form for tilrettelegging. Det er likevel ein fordel å søkje generelt når du veit at det vil oppstå situasjonar seinare som følgje av ein sjukdom du allereie veit om. For det første har du då overholdt søknadsfrista som kjem frem av studieforskrifta. For det andre har du ved meldinga gitt institusjonen ein plikt til å undersøkje korleis dei kan legge til rett. Til sist har du òg gitt institusjonen ein moglegheit til å rettleie deg dersom det viser seg at det ikkje er mogleg å gjennomføre den utdanninga du går på med den sjukdommen du har. Alle kan faktisk ikkje bli alt, og det er bedre å få beskjed tidlig enn seint dersom ein må byte utdanning.

Skildre høva

Dei høva som ligg til grunn for søknaden bør skildrast så presist som mogleg. Udokumenterte og personlege høve som at eg er nervøs på eksamen eller eg er trøtt på eksamen så tidlig på morgonen Er ikkje veldig vektige argument. Då kan det fint utelatast. Er du derimot så nervøs at psykologen din meiner det er ei utfordring på eksamen, eller legen din har gitt ein attest på at du har søvnproblem og må helst sove til klokka 10.00, så skal du sjølvsagt ha det med i søknaden din.

I klagesaker over vedtak treng ein heller ikkje ta med skildringar av korleis ein føler seg handsama. I ei klage for forvaltninga er det bare eit spørsmål klageinstansen eigentlig skal svare på: Er me som klageinstans trygg på at vedtaket er riktig? Om dei kjem fram til at dei er det så hjelp det ikkje om klager følar seg dårleg handsama. Ein kan seie det slik at forvaltninga ikkje skal gjere vedtak på bakgrunn av kjensler, men på bakgrunn av fakta.

I saker om læringsmiljø kan følelsar derimot vere ei viktig skildring. Ein student som føler seg dårleg handsama av ein førelesar kan ha god grunn til å klage. Eit døme kan vere ein førelesar som har dårlege vitsar.

Førelesaren pleier for eksempel å spøke med at det er mykje narkotika i Storeby. Sidan førelesaren kjem der i frå tenkjer han kanskje det er morosamt, og det tykkjer gjerne studentane og. Men ein av studentane som sjølv er frå same stad og har hatt mykje narkotikarelaterte problem i familien under oppveksten tykkjer kanskje ikkje det. Då kan det vere relevant at studenten føler seg dårleg handsama.

Døme
Eg, Peder Ås, ynskjer med dette å klage på dårleg læringsmiljø under førelesningane i FISK101 på campus Lillevik. Førelesar snakkar nedsettande om standen eg kjem i frå, og det får meg til å føle meg lite verd.

Sei noko om kva løysingar du har prøvd ut

Om du klager på ei læringsmiljøsak vil det vere nyttig for sakshandsamar å vite kva grep du har gjort for å løyse saka sjølv. Det same gjeld om studentane har gjort felles grep eller det er andre som har vært involvert i saka. Om me ser på klagen på ein førelesar som spøker med heimstaden sin kan det sjå slik ut:

Døme
Eg har tatt dette opp med førelesar, men då fekk eg berre beskjed om å ta det med godt humør.

I andre saker enn klage over vedtak er det ein tommelfingerregel å alltid prøve å løyse saka direkte med den saka gjeld. Har du eit problem med førelesar bør du snakke med førelesar sjølv først. I svært mange av sakene Studentombodet har gitt rådgiving i løyser sakene seg på dette stadiet.

Nokon saker er av ein slik karakter at det ikkje er hensiktsmessig å snakke med den saka gjeld, eller det kan hende ein rett og slett er redd for represaliar.

Døme
Førelesar har sagt at han har undervisningsfridom. Han var tydelig på at han ikkje var interessert i tilbakemeldingar frå oss studentane.
Døme
Førelesar har sagt at om han høyrer nokon som syt over førelesningane hans, så går alle ned i karakter.

Hendingar som dei to døma over er svært sjeldne. Det kan vere lurt å ta kontakt med Studentombodet før ein skriv ei klage om høva er sånn som skildra over.

Gi ei løysing

Det er viktig at dei som handsamar klagen din veit kva for løysing du ynskjer. Det er ikkje alltid du er sikker på det sjølv, men om du er sikker er det fint om det kjem med. Det er ikkje alle løysingsforslag ein kan følgje. Om sakshandsamar ser at du ynskjer ei løysing som ein ikkje kan tilby vil det vere mogleg for klagesakshandsamar å gi klagaren rettleiing. Om klagaren ikkje har sagt noko om ønska løysing og løysinga blir eit vedtak som klagaren synes er verre enn det vedtaket han har klagen på er det ikkje noko å gjere med det i ettertid. Det er vanlegvis ikkje mogleg å klage på klagevedtaket.

Kva løysinga er varierer frå sak til sak. Me kan sjå på dømet med studenten som meinte det var for kaldt på lesesalen.

Døme
Eg ynskjer at temperaturen på lesesalen skal vere 22 grader.

Med ei konkret løysing er det ikkje tvil om kva klagar ønskjer. Hadde klagaren latt vere å skrive kva temperatur han ynskjer kunne det ha enda med noko mellom 18 og 25 grader. Det er ikkje sikkert klagar hadde vært nøgd med det. Om klagesakshandsamar nå likevel veljar ein annan temperatur enn 22 grader må klagesakshandsamaren gje ei grunngjeving for kvifor ein ikkje kunne oppfylle ønsket om 22 grader.

Eit anna døme er den som klager over formelle feil. Her er det viktig å vere klar over at det er nokre konkrete reglar som gjeld. Lat oss sjå på tre døme.

Døme
1. Eg ynskjer at feilen skal bli retta med at eg får karakteren A.
Døme
2. Eg ynskjer at feilen blir retta med ny sensur.
Døme
3. Eg ynskjer at feilen blir retta med ny eksamen.

Det første dømet er ikkje mogleg å gjennomføre. Klagenemnda som handsamar formelle feil kan kunn oppheve sensurvedtak, dei kan ikkje gje ny karakter. Når sensurvedtaket blir oppheva skal det enten haldast ny eksamen eller gjennomførast ny sensur.

I høve det andre dømet kan det vere at klagenemnda meiner det skal gjennomførast ny eksamen. Då kan dei rette ein førespurnad til klagar om kva klagar synes. I utgangspunktet kan ikkje klagesakshandsamar gjere vedtak til skade for klagar. Om omsynet til andre privatpersonar eller offentlegheita talar for det kan ein likevel gjere vedtak til skade for klagar. Om ein klagar har bedd om ny sensur, og ikkje ny eksamen, kan ein tolke vedtak om ny eksamen som eit vedtak til skade. Studenten det gjeld må jo då ta eksamen på nytt.

Om det kjem slike spørsmål som det over kan klagaren trekkje tilbake klagen. Då kan ikkje klagesakshandsamaren gjere vedtak i det heile tatt.

Det siste dømet gjer at klagesakshandsamaren kan vedta ny sensur utan ny eksamen. Om dei vil gjere det kjem heilt ann på grunngjevinga og argumentasjonen for klagen. Ny sensur er mindre byrdefullt for studentane. Om feilen kan rettast opp med ny sensur skal ein då gjere det. Det er ikkje sikkert studenten er nøgd med berre ny sensur. Han ynskjer kanskje at det skal arrangerast ny eksamen. Vedtaket om ny sensur vil likevel vere gyldig, og studenten må rette seg etter det.

Grunngje klagen med god argumentasjon

I rettsvitskapen seier ein at målet er å overtyda sakshandsamaren om at det du seier eller skriv er riktig. Det skiljar seg frå evna nokre folk har til å overtale andre. Å overtale nokon spiller på følelsar. I gresk filosofiske termar seier ein at den som gjer framlegget bruker mye patos. Det vil seie at han spiller på følelsane til den som skal handsame saka.

Ein god klage nyttar det ein kallar “logos,” logiske resonement som understøttar synspunkta til klagaren. Kva som er gode argument varierer frå sak til sak. Det er likevel nokre haldepunkt som alltid er felles. Det er og nokre fallgruver ein bør unngå.

Ein bør nytte argument som gjer at sakshandsamar kan gje deg medhald i klagen. Det du vil syne med argumentasjonen er at det du skriv er relevant for vedtaket, at det du skriv stemmer og at det du skriv må føre til at du får medhald.

Eit døme på ei argumentasjonsrekke som bør føre frem kan me konstruere om me ser for oss at ein student har klaga på at sensor under eksamen i emnet FISK101 er inhabil.

Døme
Sensor var eks kjærasten til min mor. Han har uttalt at han hatar heile familien vår. Det føljer av forvaltningslova § 6 andre ledd at ein tenestemann er “ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet.” I universitets- og høgskulelova § 3-9 (1) står det at “kandidatenes kunnskaper og ferdigheter [skal bli] prøvet og vurdert på en upartisk […] måte.” Eg meiner at det at sensor har uttrykt at han hatar meg gjer han inhabil, og at føresegna i universitets- og høgskulelova må tolkast slik at han då ikkje kan vere ein upartisk sensor.

Argumentasjonsrekka over inneheld både ei skildring av høva og ei skildring av rettsreglane. Det som gjer det heile til argumentasjon er at dei er knytt opp mot påstanden til klagar. Dei skildrar at påstanden om at sensor er inhabil må stemme, fordi høva er i strid med føresegn i forvaltningslova. Dei seier og at føresegna i forvaltningslova må gjelde på grunn av føresegn som gjeld eksamen direkte.

Summer opp klagen i siste avsnitt

Om det er ein lang klage kan det svare seg å gjere ei kort oppsummering av klagen. Det du vil gjere er å minne lesaren på kva som var problemet og korleis du meiner det skal løysast. Om klagen er på mellom ei og to sider treng du ikkje summere opp. Er det tre sider eller meir kan ei kort oppsummering vere greitt å ha for sakshandsamar.

Små tips

Ikkje skriv ei lang klage om du ikkje må. Nokre av dei beste klagene eg har sett har vært på ei til to sider. Det viktigaste er å få klart frem kvifor ein skal få medhald i klagen. Det klarer ein ofte med å korte ned teksten.

Skriv klagen fleire gonger. Etter du har skrevet ned stikkorda byrjar du med eit førsteutkast. Les gjennom utkastet å leit etter ting du kan ta vekk. Les gjennom igjen og tenk gjennom korleis den som les klagen vil oppfatte ho. Gjer endringar underveis.

Ikkje skriv klagen i sinne. Ei god klage er sakleg og samstundes høfleg. Om du er sint kan det vere vanskelig å forklare saka på ein god og sakleg måte. Om du må skrive i sinne, la klagen ligge over natta og sjå på ho igjen dagen etter. Kanskje du vil endre på ho då.

Hugs at sakshandsamar ikkje er fienden. Det er ikkje skjeldan ei klage verkar som eit angrep på sakshandsamar eller andre. I røynda er dette personer, akkurat som den som klager. Dei vil som regel det beste for både HVL og studentane. Det hender at sakshandsamarar – som oss andre – gjer feil. Det er ikkje nødvendig å behandle dei dårlig av den grunn. Ver høflig og saklig i klagen. Har du rett i klagen din får du sannsynlegvis medhald i ho uansett!