Halvårsrapport våren 2017

1 Forming av studentombodsrolla på HVL
2 Administrative høve
2.1 Møte- og arbeidsplass
2.1.1 Bergen
2.2 Reiseverksemda
2.3 Profil og kommunikasjon
2.4 Nettverk
2.4.1 Lokalnettverket
2.4.2 Nasjonalt og internasjonalt nettverk
2.5 Samfunnskontakt og media
3 Sakshandsaming
3.1 Klagerett på gruppeeksamen
4 Vidare arbeid

Studentombodet ved Høgskulen på Vestlandet har i mandatet fått i oppgåve å «kvart halvår rapportere om si verksemd til rektor.» Det ligg i mandatet at rapporten skal «leggjast fram for høgskulestyret, student[tinget] og Læringsmiljøutvalet til orientering.»

Det vil bli høve for spørsmål for høgskulestyret på styremøte 15. juni; Studenttinget på Vestlandet på tingsmøtet i september; og Læringsmiljøutvalet på LMU-møtet 26. september.

1 Forming av studentombodsrolla på HVL


Dei fleste praktiske høve vert enten ordna av ombodet sjølv eller tatt med HR-direktøren i Bergen; som har personalansvaret for ombodet. Så langt har det vert svært god hjelp å få til arbeidsrelaterte høve, særleg frå HR og IT; som har måtte bidra mykje i starten. Det som har vært nødvendig for å skape ei god teneste har vert på plass raskt og problemlaust. Det har aldri vært nokon som har stilt seg i vegen for tenesta, og dei gongene det har vert eit behov som ikkje har vært klart har det blitt klarna opp i raskt.

Tilbake til toppen av sida.

2 Administrative høve


Studentombodet er i dag plassert med hovudsete i Bergen; men er til stades med eigne møte- og arbeidsplassar på alle studiestadene. At hovudsetet er i Bergen har først og frems noko å seie for kor ein arbeider med administrative oppgåver i periodar med lita sakstilgang. Så langt er det antatt at slik verksemd vil utgjere omtrent 10 % av stillinga, eller ca. 20 dagar av året.
Den delen av verksemda som har med sakstilgangen å gjere skal i utgangspunktet skje i nærleik til studentane, og det skal ikkje vera nokon forskjell på studiestadene. Ein student i Førde skal ha same tilgangen til studentombod som ein student i Haugesund. I så måte er det tenkt at arbeidstida fordelast ut på studiestadene slik at ombodet er til stades i Bergen ca. 100 dagar av året, 35 dagar i Sogndal, 25 dagar på Stord og tilsvarande i Haugesund og 15 dagar i Førde. I røynda vil det nok vere vesentlige avvik frå denne fordelinga ettersom behova vil variere. Men utgangspunktet er at tilgangen skal vere rettferdig fordelt.

Tilbake til toppen av sida.

2.1 Møte- og arbeidsplass


Den største utfordringa knytt til tenestetilbodet til studentombodet har vært å knytte gode møte- og arbeidsplasser til rolla. Det er klart at når ein i utgangspunktet er 15 dagar i Førde, og Førde har trongt med plass, ikkje har behov for eigen arbeidsplass med alle fasilitetar der.

Når det kjem til gode møteplasser har dette løyst seg på alle studiestadene utanom Bergen. I Haugesund nyttar ombodet eit eigna møterom som møtearena ved behov. Det same gjerast i Førde. På Stord er det både eigna møterom og eit avskjerma grupperom som kan nyttast. Sogndal har eit rom knytt til kariæresenteret sitt som synes å vere egna for same formål. Når det kjem til Bergen er det derimot knytt større utfordringar til utforminga av tilbodet. Meir om det under.

Også når det kjem til arbeidsplass ligg studiestadene utanom Bergen betre ann i arbeidet med å etablere ei god løysning. Sjølv om det på same måte som med møtestadane er knytt ein del utfordringar til å ta opp kontorplass har studentombodet i god dialog med ansvarlige mynde på studiestadane fått til gode ordningar. I Haugesund og i Sogndal er dette i kontorlandskap. Sjølv om det i utgangspunktet er ei dårlig løysning har studiestadene vert flink til å legga høva til rette for at arbeidsplassen blir skjerma nok til at dette lat seg gjera. Det er og god tilgang på møterom i Haugesund og i Sogndal; noko som mogleggjer den løysinga som er valt på desse stadane. På Stord er det dialog med direktøren om korleis ein skal legge oppe ein ambulerande arbeidsplass. Det kjem til å vere på plass frå semesterstart. I Førde har dei (på grunn av plassmangel) lang erfaring med kontordeling. Det fungerer utmerket!

2.1.1 Bergen


Utforfordringane med Bergen er mykje større enn på dei andre studiestadene. I Møllendalsveien er det lokalisert eit eigna møterom i 5. etg. som kan nyttast i møte med studentar. På Kronstad er det langt verre, då det ikkje alltid er mogleg å finne møterom på kort varsel. Det er heller ikkje god nok skjerming på møteromma – korkje frosting eller gardiner. Det er nokon som har skjerming, og nokon som ikkje har. Andre har til dels skjerming (den er som regel for lav). Det gjer det vanskelig å møte studentane og samstundes ivareta teieplikta slik den er føresett i mandatet.

Arbeidsplassen til ombodet er i Møllendalsveien. Kontoret er midlertidig plassert innanfor ekspedisjonen. Det er ikkje eigna til møter med studentar. Det ligg elles heilt for seg sjølv blant fire andre ubrukte arbeidsplassar.

I Bergen er det behov for å etablere ein arbeidsplass på Kronstad frå 1. august. Om det ikkje kjem på plass vil det gå ut over tilbodet til studentane i Bergen. I verste fall vil ein oppleve at studentar i Bergen blir avvist fordi ein ikkje har klart å legge høva til rette. Direktør i Bergen er klar over at mangelen på kontor skapar utfordringar, og det er dialog om løysing på problemet.

Arealansvarlig i Bergen gav studentombodet beskjed om at «I [studentombodet sitt] tilfelle må vi vente og se om det åpner seg en mulighet når fagmiljøene for neste semester er kommet på plass.» Behovet har vore klart frå den dagen fusjonsavtala blei underteikna, og det harmonerer dårlig med føresegna der og føresegna i mandatet til studentombodet at ein ikkje har kome frem til ei tilfredsstillande løysing for å gje studentane på Kronstad ordentlig tilgang til studentombod. Etter siterte melding blei saka lagt fram for direktør i Bergen og forhåpentlegvis kjem det ei løysing på problemet.

Tilbake til toppen av sida.

2.2 Reiseverksemda


Høgskulen på Vestlandet strekker seg verkeleg over store deler av Vestlandet og reising mellom studiestandane tek ein god del av tida studentombodet har til rådighet. Det er løyst slik at ordinær reising mellom studiestadane skjer utanom kjernearbeidstida. Det gjer at ein i stor grad vil kunne møte studentombodet via kommunikasjonskanalane i ordinær arbeidstid.

Den tida som går vekk til reise søkjast utnytta med mobilt arbeid. Korleis dette ordnast er noko som har gått seg litt til i løpet av det første månadene. No verkar det som om løysinga blir svært tilfredsstillande. I alle høve er det fokus på at studentombodet skal kunne utnytte reisetida – eller transportetappane om ein vil – på ein god måte for studentane.

Totalt ligg det an til å gå med ca. 100 til 200 timar med transport i 2017 (1). Dei vel 50 til 100 timane som går vekk til transport mellom Møllendalsveien og Kronstad er då ikkje rekna med. Det er også litt av bakteppet for at studentombodet ynskjer å nytte denne tida på ein god måte.

Tilbake til toppen av sida.

2.3 Profil og kommunikasjon


Ein av dei første personane studentombodet hadde kontakt med var kommunikasjonsdirektøren i Bergen. Sida har det vert god kontakt med både ho og medarbeidarane på avdelinga. Det har så langt vert ei enorm støtte i denne avdelinga, og dei som arbeider der har bidrege med gode råd om blogg, vevsider, SoMe, Canvas, etc. Dei har vært svært imøtekommande og det er neppe ei avdeling på HVL som forten meir skryt for støtta dei yt.

Det blei fort etablert at profilen skal konsentrere seg rundt ombodet, og at ein skal nytte den ordinere HVL-logoen med påskrifta «Studentombodet» under (slik ein kan sjå på føresida av rapporten). Dette vart nytta på Facebook, Twitter og Instagram.

Av kanalar var det ein tanke å bruke hvl.no/studentombodet som hovudkanal. Sida det viste seg å vere meir funksjonelt å bruke blogg.hvl.no/studentombodet har dette blitt hovudflata for kommunikasjon. Det er ei forferdelig adresse å hugse, og studentombodet.no nyttast derfor i marknadsføringa i staden. Denne peiker til nemnte blogg-adresse.

Utanom bloggen er det etablert statiske sider på hvl.no og i Vestibylen. Desse skal gje kort og varig informasjon, og vise til bloggen. I løpet av tida fram mot sommaren vil ombodet gå gjennom teksten for å forme den betre basert på erfaringane som er gjort.

Av sosiale mediar nyttar studentombodet Facebook til kontakt og informasjon til studentar og Instagram for marknadsføring av den verksemda som ikkje er direkte saksrelatert – for eksempel møter med Studenttinget eller andre studentombod. Til sist er Twitter tiltenkt å vere kontaktflate mot media og politikarar; og andre Twitterbrukarar.

Til hausten kjem studentombodet også til å bli synlig på læringsplattformane. Til no har det vert meir enn nok å ta tak i på dei andre kanalane; men det er heilt naudsynt å ha ei satsing mot læringsplattformane om ein skal vere synleg i heile studentmassen.

Det må og nemnast at det er ei målsetnad å leggje ut informasjon og opptak av kurs på både YouTube og SoundCloud. Her er profilvalet knytt til logoen i staden for profilbilete av ombodet. Tanken er at det skal gjere det mogleg å legge ut videoar og podcastar produsert av andre – dersom det lat seg gjere.

Tilbake til toppen av sida.

2.4 Nettverk


Det har i startfasa vært stort fokus på intern og ekstern nettverksbygging for studentombodet. Den interne nettverksbygginga har som føremål å gjere studentombodet kjent som funksjon, å bli kjent med organisasjonen, og senke terskelen for å ta kontakt og å leggje tenesta til rette for dei behova og den strukturen ein har på HVL.

Det eksterne nettverksarbeidet er heilt nøysamt for å dra veksel på andre sine erfaringar i same rolle, både nasjonalt og internasjonalt. Sidan rolla som studentombod er svært sjølvstendig på institusjonen er det eksterne nettverket eit slags supplement for mangelen på eit internt fagmiljø.

2.4.1 Lokalnettverket


I løpet av dei månadene som har gått har det interne nettverket utvikla seg, og studentombodet er no kjent for, og har møtt på, tilsette i organisasjonen langs heile linja frå rektor til lokal sakshandsamar. Samstundes må ein erkjenna at organisasjonen er svært stor, og avstandane minst like store. Det har derfor ikkje vore mogleg å knyte kontakt alle stader – men dette er eit arbeid som vil fortsette.

Det kan og nemnas at det ikkje har vore ei prioritert liste over kven studentombodet har knytt kontakt med – utover nivå ein og to leiing. Nettverksarbeidet har meir vert tilpassa reiseverksemda enn motsett. Når det er sagt er det påfallande kor positive møta med både leiinga og sakshandsamerar har vert. Om ein ting skal vere sikkert er det at dei tilsette på HVL verkeleg ynskjer det beste for studentane på institusjonen.

2.4.2 Nasjonalt og internasjonalt nettverk


I starten har studentombodet sjølv tatt kontakt med dei etablerte studentomboda og har sjølvsagt fått innpass i det nasjonale nettverket, og blitt invitert med på den europeiske nettverkskonferansen. Det har vært svært viktig å etablere denne kontakten; særleg i utforminga av tenesta. Det har vært veldig godt å kunne hauste av andre sine erfaringar.

No framover kjem det fleire nye studentombod. I den samanhengen er det planen at alle dei nye omboda skal kontaktast så snart tilsettinga er offentlig. Målsetnaden er å så tidlig som mogleg utvide og styrke det nasjonale nettverket. På den måten vil ein i løpet av året ha klart å bygge opp eit solid nasjonalt fagmiljø for studentombod.

Nettverket vil og styrkast av ein nasjonale konferanse på hausten. Rammene for denne er ikkje avklart enda, men utgangspunktet er å forankre den lokalt.

Det internasjonale nettverket er det ikkje så mykje å underrette om. Det blir halde ein europeisk studentombodskonferanse i slutten på juni, og ein skandinavisk samling i oktober. Studentombodet vil vere til stades på begge to.

Tilbake til toppen av sida.

2.5 Samfunnskontakt og media


Studentombodet har ikkje vært særlig synleg i media eller som hatt verksemd retta mot aktørar utanfor høgskulen. Så langt har det vært eit innlegg i Khrono om gratisprisnippet. Det kom og ein førespurnad om studentombodet ville delta i debatt på NRK i Dax18. Den førespurnaden blei avslått etter at det blei klart kven dei andre debattantane var.

På lengre sikt er det eit mål å gjere studentombodet synleg med ei klar samfunnsrolle. Det gjeld først og fremst for at studentane og andre skal få ei god forståing for kva studentombodet er, at det skal bli lettare å marknadsføre studentombodet overfor studentane og at studentane skal føle seg trygg på at studentombodet har eit tydelig og genuint ynskje om å ivareta deira rettar i studiesituasjonen.

Tilbake til toppen av sida.

3 Sakshandsaming


Studentombodet har i løpet av dei månadene tenesta har eksistert fått inn i overkant av 30 førespurnader og saker. Det er for tidleg å gje noko anslag på kva sakstypar som opptek studentane mest og det har i løpet av dei første månadane både vert førespurnader om bistand som har verte avvist, om rettigheter som har verte handsama i eit enkelt e-postsvar, saker som har involvert tilsette, og som gjeld høgskulen som heilheit.

Ved handsaming av ei sak er utgangspunktet at studenten skal få eit personlig oppfølgingsmøte, om det ikkje er heilt klart at saka kan handsamast med konkret svar på e-post. Det har vist seg å vere nyttig for å etablere ei god forståing av bakgrunnen for saka, kva studenten meiner er problemet, og kva studenten meiner vil vere ei riktig eller tilfredsstillande løysing. Det har ikkje noko å seie kvar studenten har studiestad – alle studentar ved HVL har det same tilbodet.

I utgangspunktet såg studentombodet føre seg at alle saker skulle blir så godt opplyst som mogleg. På grunn av teieplikta har det derimot vist seg å vere ei utfordring. I dei sakene der studenten ikkje ynskjer at studentombodet snakkar med andre baserer faktum seg berre på studentens forklaring. Om saka avsluttast med ei skriftlig gjennomgang blir det då teke ut førehald i det skriftlege framlegget om framstillinga og konklusjonen. Det har verka som ei grei ordning.

Sakar studentombodet handsamar avsluttast på svært forskjellig vis. I nokre saker gis det berre munnlege råd, mens i andre ender saka opp med ei skriftleg gjennomgang med ei gjennomgang av relevante rettsreglar, og ei vurdering av saka. I saka om klagerett på gruppeeksamen sendte studentombodet eit skriftleg fråsegn til rektor.

Dei sakene som er avslutta har alle fått ei løysing studentombodet er tilfreds med. I nokre tilfelle betyr det at høgskulen har retta på ei praksis eller eit vedtak mens i andre betyr det at studenten i utgangspunktet ikkje har hatt nokre rettar å hevda. I alle høve opplever studentombodet at institusjonen som heilheit er oppteken av at sakshandsaminga skal vere korrekt, og at studenten skal behandlast på ein god måte.

Når det kjem til saker som gjeld institusjonen som heilheit har studentombodet så langt behandla ei sak om gruppeeksamen. Saka gjeld studieforskrifta, som i dette tilfellet ikkje er i samsvar med føresegna i forvaltningslova. I den nye studieforskrifta er det nokre stader enkelte feil i forhold til lovverket, og det er andre stader rettane som er skrive i forskrifta er svakare enn rettane etter lova. Det er heilt naturleg at det er slik i ei heilt fersk forskrift, som byggjer på tre gamle forskrifter. Heilskapen i forskrifta er veldig god, og det er lett å navigere i ho.

Tilbake til toppen av sida.

3.1 Klagerett på gruppeeksamen


Denne problemstillinga er godt belyst i media. Studentombodet fekk saka gjennom melding frå studenttillitsvalde. I korte trekk er saka handsama med ein juridisk utgreiing av problemstillinga, som har blitt overlevert rektor i form av eit fråsegn. Her konkluderast det med at studentane har klagerett og at innskrenkinga i studieforskrifta krenker studentane sine rettar i strid med forvaltningslova.

Utfordringa i saka er at Kunnskapsdepartementet har kome med ei tolking, i eit brev, der dei seier at ordninga er lovlig. Problemet med tolkinga er at den strid mot alle andre rettskjelder på området. Eller for å generalisere til forskarspråket: all empiri som finnes på området peiker på at konklusjonen til KD er feil.

Saka har foreløpig ikkje fått ei tilfredsstillande løysing. Akkurat no ventar studentombodet på at KD skal komme med ei oppklaring av kva dei eigentlig meiner. Om det kjem enkeltsaker på dette området i mellomtida vil studentane bli informert om det same, og at dei eventuelt kan prøve retta for klagenemnda.

Studentombodet oppfattar dette som ei litt kjeisam sak, som helst skulle vært handert betre av departementet. Når saka likevel står slik ho gjer no er det viktigaste å få ei oppklaring. Det er ikkje slik at studentombodet oppfattar at nokon gjer feil eller er vanskelige i denne saka; for HVL sin del både er det og bør det vere naturlig å legge lit til dei fråsegna KD kjem med, uansett kva form dei kjem i.

Tilbake til toppen av sida.

4 Vidare arbeid


Den siste månaden dette semesteret går med til «kantinetrefftid» og «dropp-inn-timar» på alle studiestadene, samt ein konferanse for europeiske studentombod i Strasbourg.

Til hausten skal studentombodet vere ei fullt operativ teneste for alle studentane ved HVL. Sjølv om det ikkje er etablert ei løysing for dette på Kronstad enda, er det framleis håp om at det kjem i stand i tide. I arbeidet med å gjere studentombodet synleg og tilgjengelig for alle vil det vere klare møtestader i kantina og dropp-inn-timer som er definert på førehand for kvart semester. Det vil og vere klare kommunikasjonskanalar elektronisk.

Arbeidet med å spreie informasjon om generelle og spesielle rettar studentane har i møte med høgskulen vil ta meir form ut over neste semester. Dei kursa studentombodet skal halde for tillitsvalde vil bli filma og gjort tilgjengelig i etterkant. Det er og plana å lage nokre korte videoar og podcastar med informasjon om dei viktegaste rettane.

Nettverket mellom norske studentombod vil utvide seg i takt med nye tilsettaingar i løpet av året. I løpet av hausten vil det vere eit mål å styrke nettverket på ein god måte som alle studentane og institusjonane vil vere tente med.

Til sist er det godt å kunne seie at møte med HVL har vært svært positivt og at det ligg ann til å bli ei god studentombodsordning som både studentane og høgskulen vil dra nytte av.

Med beste helsing
Sindre R. Dueland
Studentombod

Bergen / 2. mai 2017

(1) Dette er litt usikre tall, og det vil ikkje vere overraskande om det i røynda blir høgare tall.

Tilbake til toppen av sida.